Organiser des réunions

• S'assurer d'inviter les bons interlocuteurs / interlocutrices
  Il faut s'assurer de n'oublier aucun décisionnaire sur les sujets abordés, tout en évitant de surcharger l'événement de participant·es. On réfléchit à "qui" et "pourquoi" on sollicite avant toute invitation.
  
  Ne pas hésiter à utiliser le rôle "facultatif" si ce serait intéressant -mais pas nécessaire- qu'une personne soit dans ce call.
  
  Il vaut mieux organiser deux réunions plus courtes avec moins de personnes que d'essayer de trop mutualiser.
  
  
• Bien cibler le temps nécessaire pour les sujets à couvrir
  Une réunion peut ne durer que 15min, ou aller bien au-delà d'1h : l'essentiel étant d'estimer le temps optimal par rapport aux objectifs spécifiques de cette réunion. Si besoin, on organise une seconde réunion pour finaliser le sujet plutôt que de déborder au-delà du temps imparti. 
  On prévoit 5min à la fin du call pour trancher sur des décisions si nécessaire, et définir des actions claires à mener.
  C'est optimal lorsqu'on arrive à finir la réu un peu en avance afin de laisser un temps de respiration avant la suivante :)
  
  
• Préciser l'ordre du jour (ODJ) et la ou les personne(s) responsable(s) de l'animation de cette réunion
  Noter clairement et efficacement les objectifs de la réunion dans la description de l'event, et déterminer ses animateur(s) / animatrice(s) garant(s) du bon déroulement de cette réunion.
  
  
  
• Prévenir les personnes principalement concernées 
  Oui il est de la responsabilité de chacun·e de prendre conscience des sujets de l'ODJ en amont du call.
  Non nous ne devons pas systématiquement prévenir par un autre biais chaque personne des sujets de chaque réu.
  Cependant si parfois une ou quelques personne(s) doivent être particulièrement moteur(s) de certains sujets, il est utile de leur communiquer plus directement les attentes à leur égard en amont de la réunion. 
  
  
• Bien nommer et axer les réunions
  

  On opte pour un intitulé clair et aussi court que possible pour la réunion, et s'il s'agit d'une réu pour l'un de nos projets indiquer en premier lieu le nom du projet (ex : "COC004 - ...").

  Si cela fait sens par rapport aux besoins de la réunion, on peut inclure des liens en description, en plus de l'ODJ.
  Penser à réserver une salle de réunion (selon les dispos) si besoin.
  
  

  Bien distinguer le type de réunion :

  Synchro	Review
  L'objectif est de faire un point d'avancement ou de se synchroniser sur certains sujets (ex : dailies...).	L'objectif est de consulter du contenu (assets, shots, outils…) et de se raccorder sur des retours directement à ce sujet.

  
  
• Prévoir de courts "temps de concentration" en amont des réunions si nécessaire
  Ceci n'est absolument pas indispensable/systématique, cependant si sur certains calls de review il peut être bénéfique que les personnes invitées à ce call aient consulté les éléments individuellement de leur côté avant de se retrouver, on peut ajouter un court créneau prévu pour cela en amont du call (15min maxi).
  En effet, même s'il est de la responsabilité de chacun·e d'arriver prêt·e à une réunion, les calls s'enchaînent parfois un peu vite sur des sujets très différents. Bloquer ce petit temps en amont de reviews importantes permettra d'éviter que les participant·es à cette réunion soit conviés ailleurs juste avant, et passent trop vite d'un thème à un autre sans savoir pu consulter les éléments.

Toutes les réunions ont lieu dans les horaires d'ouverture du studio entre 10h et 19h,18h, et on évite autant que possible la plage 12h30-14h pour faciliter la prise de pause du déjeuner.