Participer aux réunions

Un bon réflexe à prendre chaque matin (ou chaque fin de journée pour le lendemain) est de prendre 5min pour consulter son agenda de la journée à venir, pour être conscient·e des réunions prévues et des sujets sur lesquels on est attendu·es.

• Prendre conscience des sujets avant d'entrer dans la réunion
  Lire l'ordre du jour (ODJ) avant d'arriver dans le call : il est nécessaire que tous les participant·es sachent pourquoi ils ou elles sont là. Si notre rôle n'est pas clair, on contacte la personne qui a organisé la réunion, ou bien celle qui doit l'animer, pour comprendre les attentes à notre égard.
  
  
• Être vigilant·e sur le passage du temps, et actif·ve sur les sujets nous concernant
  On a tous été, et on sera tous parfois en "podcast" de certaines réunions nous faisant peu intervenir, gérant des fois d'autres tâches en parallèle. Bien qu'idéalement il soit mieux d'éviter ce genre de "demi-présences", cela reste acceptable sur les sujets nous concernant moins directement, ou si l'on prévient en début de réunion de cet état de fait. Cependant, dès qu'il s'agit de sujets de notre responsabilité, on accorde un maximum de notre concentration au bon déroulé de la réunion pour la rendre plus efficace. 
  Enfin, bien que l'animateur ou l'animatrice ait la responsabilité principale du suivi du temps, restons tous sensibles à ne pas trop déborder sur un point trop spécifique de l'ODJ, ou sur des sujets annexes aux objectifs prévus. 
  On reste aussi ponctuel·les que possible sur les démarrage des réunions, et on prévient l'animateur ou l'animatrice en cas d'éventuels retards.
  
• Garder son agenda à jour et transmettre ses infos en cas d'absence
  Pour éviter de bloquer une équipe, on anticipe au mieux ses éventuelles absences. Qu'il s'agisse de congés ou d'autres raisons (empêchements...), on maintient un maximum à jour nos agendas sur les créneaux où nous ne serions pas disponibles, pour faciliter l'organisation des réunions.
  Si on doit manquer une réunion sur laquelle on aurait dû intervenir, on transmet en amont à l'animateur ou l'animatrice nos infos pour leur permettre d'avancer sans nous.
  Pour toute raison nous poussant à décliner une réunion, on prévient l'animateur ou l'animatrice, en les tenant si possible au courant du motif du refus.
  
• Prendre la parole et gérer son image/son
  On lève la main (physiquement ou numériquement) avant de prendre la parole pour ne pas couper celle de quelqu'un d'autre.
  On coupe son micro lorsqu'on n'intervient pas s'il y a un peu de bruit autour de nous. On évite de manger pendant une réunion si possible, et si cela devait arriver on coupe sa caméra temporairement à ce moment-là.
  En temps normal, tout le monde est encouragé à faire usage de sa caméra pour de meilleurs contacts visuels, mais on ne force personne à l'activer s'il y a des réticences. 

A l'issue de la réunion des "actions à mener" seront possiblement identifiées lors du temps de débrief en fin de call : si certaines nous concernent directement, il faudra ensuite tenir au courant l'équipe de leur avancement en dehors de la réunion, une fois que ces actions seront en cours ou terminées.