Suivre et compléter l'agenda RH
Accès
Ce sont directement les mailings listes des équipes qui ont accès à l'agenda (ex : it@supamonks.com , fab@supamonks.com etc...) pour que les accès soient toujours à jour selon les équipes actuelles (sans avoir à prévoir des on/offboardings pour l'agenda).
L'agenda RH n'est pas confondre avec l'adresse mail rh@supamonks.com mise en copie des demandes de congés par mail qui regroupe plusieurs personnes de la team admin pour le suivi et décompte de nos congés.
Confirmer un temps off
Chaque team réfère à son sup pour les demandes de congés, et chaque team a son fonctionnement.
IT : tant qu'une permanence IT est assurée les autres équipes n'ont pas forcément besoin de savoir quelle personne de l'équipe sera OFF quand : les membres de la team IT font donc directement leur demande à Alexandre avec rh@supamonks.com en copie.
Et Alexandre fait ses demandes à Annaëlle et rh@supamonks.com
R&D : pour anticiper les absences pouvant être liées aux projets en cours, les membres de la team Dev envoient leurs demandes à Adrien, qui checke par mail auprès de Lâm, Hedy et Marine (avec rh@supamonks.com en copie) avant de leur confirmer.
Pour ses propres demandes de OFF, Adrien garde les mêmes interlocuteurs en copie en y ajoutant Annaëlle.
Fab : même si Lâm est référent de cette team, les sups et réals sont plus directement liés au(x) projet(s) et doivent donc également référer de leurs absences à la ou les personne(s) chargée(s) de la prod de leur(s) projet(s). Pour une absence ponctuelle d'une demie journée ou une journée, il suffit de faire la demande au(x) prod(s) de son projet en cours qui pourront les indiquer dans l'agenda RH.
Indiquer ce temps off dans l'agenda RH
Une fois le créneau validé (pour un membre de notre équipe ou pour notre propre absence) on l'indique de la façon suivante dans l'agenda RH, en invitant la personne concernée par l'absence (quitte à s'inviter soi-même à nos propres congés 😉 ).
Exemple demie journée : on précise le bloc de temps concerné directement dans la journée
Exemple journée ou période : on l'indique en haut pour toute la journée concernée, ou toute la période concernée
Nomenclature : [PRÉNOM] OFF / [PRÉNOM] OFF MATIN / [PRÉNOM] OFF APREM (en majuscules)
Si plusieurs personnes de votre team ont le même prénom, n'hésitez pas à indiquer l'initiale de leur nom de famille en complément 😉
Si dans notre team on a des profils en formation, on peut indiquer leurs journées ou demies journées de cours dans l'agenda RH, car s'ils ne seront pas "off" dans ces moments-là il seront malgré tout injoignable et en dehors de leur temps de travail au studio.
Si dans une journée travaillée il y aura juste un court créneau d'absence de prévu (rdv médical, trajet...) ce n'est pas nécessaire de l'avoir dans l'agenda RH, à chacun·e de bien tenir son propre agenda à jour avec ses indispos.
On pense bien à mettre l'event dans l'agenda RH (en y invitant la personne), on ne crée pas l'event dans son propre agenda.
