Suivre et compléter l'agenda RH

Accès

Cet agenda est partagé entre équipes encadrantes et techniques de Supamonks Studio (Direction, Production Fabrication, Dev, IT, Admin). Ce sont directement les mailings listes des teams qui ont accès à l'agenda (ex : it@supamonks.com , fab@supamonks.com etc...) pour que les accès soient toujours à jour selon les équipes actuelles (sans avoir à prévoir des on/offboardings pour l'agenda).

Les éditeurs & éditrices de cet agenda sont les référent·es de chaque team, ainsi que les teams Prod/Admin. Le reste des équipes a accès en visualisation. 

L'agenda RH n'est pas confondre avec l'adresse mail rh@supamonks.com mise en copie des demandes de congés par mail, qui regroupe plusieurs personnes de la team admin pour le suivi et décompte de nos congés.

Indiquer ce temps off dans l'agenda RH

Une fois un temps off validé (pour un membre de notre équipe ou pour notre propre absence) on l'indique de la façon suivante dans l'agenda RH, en invitant la personne concernée par l'absence (quitte à s'inviter soi-même à nos propres congés 😉 ).

Exemple demie journée : on précise le bloc de temps concerné directement dans la journée 

Exemple journée ou période : on l'indique en haut pour toute la journée concernée, ou toute la période concernée 

Nomenclature :  [PRÉNOM] OFF / [PRÉNOM] OFF MATIN / [PRÉNOM] OFF APREM (en majuscules)
Si plusieurs personnes de votre team ont le même prénom, n'hésitez pas à indiquer l'initiale de leur nom de famille en complément 😉

Si dans notre team on a des profils en formation, on peut indiquer leurs journées ou demies journées de cours dans l'agenda RH, car s'ils ne seront pas "off" dans ces moments-là il seront malgré tout injoignable et en dehors de leur temps de travail au studio.

Si dans une journée travaillée il y aura juste un court créneau d'absence de prévu (rdv médical, trajet...) ce n'est pas nécessaire de l'avoir dans l'agenda RH, à chacun·e de bien tenir son propre agenda à jour avec ses indispos.

On pense bien à mettre l'event dans l'agenda RH (en y invitant la personne), on ne crée pas l'event dans son propre agenda.