Suivre et compléter l'agenda RH

Accès

Cet agenda est partagé entre équipes encadrantes et techniques de Supamonks Studio (Direction, Production Fabrication, Dev, IT, Admin). Ce sont directement les mailings listes des teams qui ont accès à l'agenda (ex : it@supamonks.com , fab@supamonks.com etc...) pour que les accès soient toujours à jour selon les équipes actuelles (sans avoir à prévoir des on/offboardings pour l'agenda).

Les éditeurs & éditrices de cet agenda sont les référent·es de chaque team, ainsi que les teams Prod/Admin. Le reste des équipes a accès en visualisation. 

L'agenda RH n'est pas confondre avec l'adresse mail rh@supamonks.com mise en copie des demandes de congés par mail, qui regroupe plusieurs personnes de la team admin pour le suivi et décompte de nos congés.

Confirmer un temps off

Chaque team réfère à son sup pour les demandes de congés, et chaque team a son fonctionnement.

IT : tant qu'une permanence IT est assurée les autres équipes n'ont pas forcément besoin de savoir quelle personne de l'équipe sera OFF quand : les membres de la team IT font donc directement leur demande à Alexandre avec rh@supamonks.com en copie.
Et Alexandre fait ses demandes à Annaëlle et rh@supamonks.com

R&D : pour anticiper les absences pouvant être liées aux projets en cours, les membres de la team Dev envoient leurs demandes à Adrien, qui checke par mail auprès de Lâm, Hedy et Marine (avec rh@supamonks.com en copie) avant de leur confirmer.
Pour ses propres demandes de OFF, Adrien garde les mêmes interlocuteurs en copie en y ajoutant Annaëlle.

FAB : même si Lâm est référent de cette team, les sups et réals sont plus directement liés au(x) projet(s) et doivent donc également référer de leurs absences à la ou les personne(s) chargée(s) de la prod de leur(s) projet(s). Pour une absence ponctuelle d'une demie journée ou une journée, il suffit de faire la demande au(x) prod(s) de son projet en cours qui pourront les indiquer directement dans l'agenda RH.
Pour des périodes plus longues d'absences, les sups ou réals envoient la demande par mail à Lâm, Hedy et Marine (avec rh@supamonks.com en copie) après avoir confirmé avec leur(s) prod(s) que cette absence ne soit pas problématique pour le(s) projet(s).
Lâm envoie ses demandes à Annaëlle, Hedy et Marine (avec rh@supamonks.com en copie).

Les graphistes des projets confirment directement leurs absences auprès de leurs prods/sups cependant celles-ci n'ont pas besoin d'être ajoutées dans l'agenda RH.

PROD : les membres de cette team font leurs demandes de temps off directement auprès de Hedy et Marine et peuvent les indiquer directement dans l'agenda RH (en s'invitant pour que cela s'affiche également dans leurs agendas) une fois confirmé.
Hedy et Marine confirment leurs absences en synchronisation à trois avec Annaëlle et informent rh@supamonks.com.

ADMIN : dans l'attente d'un·e référent·e DAF ou RAF, les demandes d'absences de cette équipe s'effectuent directement auprès de  rh@supamonks.com en gardant Peyo et Marine en copie. 

Indiquer ce temps off dans l'agenda RH

Une fois le créneau validé (pour un membre de notre équipe ou pour notre propre absence) on l'indique de la façon suivante dans l'agenda RH, en invitant la personne concernée par l'absence (quitte à s'inviter soi-même à nos propres congés 😉 ).

Exemple demie journée : on précise le bloc de temps concerné directement dans la journée 

Exemple journée ou période : on l'indique en haut pour toute la journée concernée, ou toute la période concernée 

Nomenclature :  [PRÉNOM] OFF / [PRÉNOM] OFF MATIN / [PRÉNOM] OFF APREM (en majuscules)
Si plusieurs personnes de votre team ont le même prénom, n'hésitez pas à indiquer l'initiale de leur nom de famille en complément 😉

Si dans notre team on a des profils en formation, on peut indiquer leurs journées ou demies journées de cours dans l'agenda RH, car s'ils ne seront pas "off" dans ces moments-là il seront malgré tout injoignable et en dehors de leur temps de travail au studio.

Si dans une journée travaillée il y aura juste un court créneau d'absence de prévu (rdv médical, trajet...) ce n'est pas nécessaire de l'avoir dans l'agenda RH, à chacun·e de bien tenir son propre agenda à jour avec ses indispos.

On pense bien à mettre l'event dans l'agenda RH (en y invitant la personne), on ne crée pas l'event dans son propre agenda.